5 éléments à prendre en compte lors de la comparaison de systèmes logiciels de gestion des preuves

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Pour ceux d’entre vous qui n’utilisent pas de système de gestion des preuves numériques (EMS) – ou qui sont peut-être coincés avec un produit de système de gestion des documents (RMS) indésirable – vous voudrez acheter ou mettre à niveau votre système à un moment donné.

Mais pour ce faire, vous aurez besoin des bonnes informations et ressources pour évaluer correctement vos options logicielles de gestion des preuves. Ci-dessous, nous détaillons les cinq éléments les plus importants d’une solution de gestion des preuves de classe mondiale.

Il peut être difficile de comprendre les différences entre les systèmes de gestion des preuves.

Il peut être difficile de comprendre les différences entre les systèmes de gestion des preuves. (Produits photo/tracker)

1. L’architecture

Savez-vous où se trouve votre système de gestion des preuves ? S’agit-il d’un système basé sur un navigateur ou l’installez-vous sur votre matériel ?

Généralement, plus le produit est proche d’une application basée sur le cloud/navigateur, plus il y a de chances que son architecture soit plus récente. Dans les anciens systèmes de stockage gérés numériquement, les données sont stockées localement sur des ordinateurs, des disques durs externes et des serveurs.

Seuls les appareils directement connectés au réseau LAN peuvent utiliser ces données. Et si le matériel est endommagé, les informations sont perdues à jamais.

Voici quatre avantages d’un EMS basé sur le cloud par rapport à l’informatique sur site :

  • Coût: Si vous comparez le coût d’hébergement de vos données dans une solution cloud, vous verrez qu’il est moins cher que d’acheter des appareils, des serveurs et du matériel pour mettre en place votre propre centre de données.
  • Sécurité: Les systèmes basés sur le cloud sont hautement protégés par le chiffrement, les sauvegardes, les fonctions de connexion avancées et d’autres protections.
  • Évolutivité : À l’ère du numérique, les forces de l’ordre et les services de police peuvent recueillir plus de preuves que jamais. Cependant, dans un système LAN traditionnel, l’espace de stockage numérique est limité. Avec un système basé sur le cloud, les agences peuvent ajouter une capacité de stockage à distance immédiatement et à peu de frais.
  • Accès instantané: Les agents et les enquêteurs disposant d’informations d’identification pré-attribuées peuvent se connecter et afficher des preuves sur des appareils mobiles de n’importe où dans le monde. L’application mobile SAFE de Tracker Prodcuts rend le suivi des preuves plus précis car les informations sont mises à jour en temps réel.

2. Tableaux de bord, graphiques et statistiques

De grands tableaux de bord communiquent rapidement des informations grâce à de puissantes visualisations de données qui permettent aux utilisateurs d’extraire des informations exploitables, d’identifier des tendances et des modèles, et de trouver des opportunités d’amélioration grâce à un processus convivial d’analyse de données en ligne.

L’information n’a de valeur que lorsqu’elle est directement exploitable. Sur la base de ce principe, il est essentiel que les utilisateurs puissent exploiter les informations d’un tableau de bord pour améliorer leurs objectifs personnels, leurs rôles et leurs activités au sein de l’unité de gestion des preuves.

Par exemple, lors d’une interview sur le panel Tracker, David Bragg, administrateur des preuves pour le département de police de Bowling Green (Ky.), A déclaré : En utilisant les données du logiciel SAFE de Tracker Products, j’ai prédit que d’ici la fin de 2019, nous atteindrions la capacité. Et cela s’est réalisé.”

De plus, Bragg a déclaré que ses commandants “ont pris ces données, les ont présentées à notre directeur municipal, puis les ont présentées à notre conseil des commissaires. Ils ont examiné les données et se sont rendu compte que, ‘Oui, vous êtes dans le besoin. Le conseil des commissaires a approuvé une installation de stockage en vrac de deux étages et de 10 voitures à notre siège social.”

3. Recherche/extraction de données

Le personnel des preuves et des biens est chargé de servir de liaison entre les détectives et les avocats pour s’assurer que toutes les preuves de découverte criminelle sont correctement stockées, documentées, analysées, présentées au tribunal et finalement éliminées conformément à toutes les directives légales et éthiques.

Pour ce faire, il est impératif d’utiliser un logiciel de suivi des preuves à la pointe de la technologie. Nous avons récemment discuté avec James Gummert, sergent-détective au département de police d’Apple Valley (Minn.), de la décision de son département d’adopter le logiciel SAFE de Tracker Products.

« Le logiciel SAFE de Tracker Products répond à nos besoins en 2020. Désormais, nous pouvons facilement entrer des propriétés et des preuves, les suivre et exécuter des rapports plus approfondis », a déclaré Gummert. “Par exemple, nous avons maintenant la possibilité de restreindre notre recherche aux kits d’agression sexuelle, aux affaires de vol, aux affaires de drogue ou de meurtre, etc. Avec un système efficace, nous pouvons avoir une meilleure vision de ce que nous avons au quotidien.”

4. Gestion des preuves numériques

Votre monde n’est plus seulement une preuve physique. Vous devez maintenant gérer les composants numériques des preuves. Voici quelques questions que vous voudrez peut-être poser aux éditeurs de logiciels de gestion des preuves :

L’utilisation accrue de la technologie a entraîné une explosion de la cybercriminalité. Pour les forces de l’ordre, il n’est pas rare que des vidéos de voitures de police, des enregistrements de caméras corporelles, des photos de scènes de crime, des fichiers audio ou des données de téléphones portables soient collectés dans presque toutes les affaires pénales. Les empreintes numériques laissent inévitablement une trace qui peut être retracée jusqu’aux criminels – si les preuves sont correctement gérées, stockées et suivies.

L’accès aux preuves numériques est souvent essentiel à des pratiques d’enquête efficaces. Lorsqu’il s’agit de preuves numériques, il est important que votre nouveau système de gestion des preuves offre un accès facile à ceux qui en ont besoin – de n’importe où dans le monde – tout en refusant l’accès à ceux qui n’en ont pas besoin.

5. Transferts et disposition

Tout mouvement de preuve doit avoir une chaîne de possession inaltérable. Dans les procédures pénales ou judiciaires, l’historique de la chaîne de conservation est l’enregistrement chronologique détaillé de la manière dont les preuves ont été récupérées, détenues, archivées, transférées, évaluées et éliminées.

Les parties apportant des preuves doivent être en mesure de démontrer leur chaîne de possession afin de vérifier son intégrité. Cette procédure permet de s’assurer que les preuves n’ont pas été falsifiées, dissimulées ou déformées.

Les responsables de l’application des lois savent qu’à partir du moment où un élément est collecté sur le terrain, le cycle de vie des preuves commence à tourner. Certains articles resteront pendant des semaines, des années, d’autres pour toujours. Mais chaque article stocké dans votre pièce de propriété a le même cycle de vie essentiel. Le logiciel de gestion des preuves SAFE de Tracker facilite la gestion de toutes les étapes du cycle de vie, de la collecte à la destruction.

Derniers éléments à considérer

N’oubliez pas la personnalisation. Les solutions de suivi des preuves doivent être personnalisables, avec un accès basé sur les rôles contrôlé par un processus interne qui détermine comment et quand les modifications ou les nouveaux ajouts aux champs de données peuvent être mis en œuvre. La stabilité et l’intégrité du système peuvent être facilement compromises si les données capturées sont supprimées. SAFE permettra la désactivation des champs/utilisateurs, mais jamais la suppression.

Et avec une application mobile, les agents peuvent ajouter une documentation en temps réel sur les scènes de crime et saisir à distance des preuves sur le terrain. De plus, les dépositaires peuvent effectuer des audits, des inventaires et des inspections à l’aide de l’application. Tous les utilisateurs affectés à la chaîne de traçabilité sont mis à jour en temps réel, où qu’ils se trouvent. Par exemple, si votre patron a besoin d’informations sur un certain cas, il peut simplement appuyer deux fois sur l’application et toutes les informations dont il a besoin ne sont qu’à quelques clics.

Enfin, acheter un produit logiciel et simplement le mettre en place ne résoudra pas vos problèmes. Le logiciel est un composant d’un processus plus large. Une fois qu’une agence a choisi un nouveau système, il est important qu’une équipe de soutien et de mise en œuvre fournisse une formation continue et le soutien d’experts. Cela garantit que tout le monde dans l’organisation est à jour sur la façon d’utiliser le système de gestion des preuves et peut tirer le meilleur parti de ses ressources.

la ligne du bas

Il peut être difficile de comprendre les différences entre les systèmes de gestion des preuves, surtout si vous n’en avez pas encore essayé. Nous avons une feuille de calcul téléchargeable gratuite pré-remplie avec près de 50 facteurs à prendre en compte. Vous pouvez classer l’importance de chaque facteur et ajouter des champs supplémentaires à prendre en considération. Après avoir soumis le formulaire, la feuille de travail de comparaison de la gestion des preuves sera automatiquement envoyée par e-mail en pièce jointe.

Nous espérons que les informations et les ressources que nous fournissons vous aideront à évaluer de manière indépendante vos options logicielles de gestion des preuves et à trouver la solution la mieux adaptée à votre unité de gestion des preuves. Veuillez nous contacter pour toute question que vous pourriez avoir.

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