Liste de contrôle pour réussir après le lancement du logiciel ERP

Une mise en œuvre d’ERP est un processus compliqué, et les chefs de projet devraient envisager de créer une liste de contrôle pour s’assurer que rien n’est oublié ou laissé de côté alors que la pression monte avant la date de mise en service.

Quelques exemples d’éléments que les chefs de projet devraient mettre sur la liste de contrôle incluent la confirmation qu’un plan de formation est en place et que les ressources clés sont disponibles lors de la mise en service. Les dirigeants peuvent également utiliser la liste de contrôle lors de la réunion finale pour décider si le nouveau système ERP est prêt ou non.

Voici quelques éléments que les chefs de projet doivent prendre en compte lors de la création d’une liste de contrôle de mise en œuvre ERP.

Confirmer que le chef de projet a partagé la stratégie de publication

Le chef de projet doit alerter les membres de l’équipe de projet, les employés de l’entreprise et les tiers qui utiliseront le nouveau système ERP des activités qui se produiront avant et après la mise en service. Partager la stratégie aidera chacun à planifier son travail, qu’il soit responsable des corrections et de la formation de dernière minute, ou qu’il utilise simplement le nouveau système.

Assurez-vous que l’équipe a migré les données nécessaires

Le chef de projet doit confirmer que l’équipe de projet a exécuté la stratégie de migration des données et a migré toutes les données nécessaires avant l’activation.

En fonction de la stratégie de migration, l’équipe peut avoir besoin d’effectuer des migrations de données historiques supplémentaires après la mise en service. Cependant, l’équipe de projet doit découvrir le plan de migration bien avant la date de mise en service, et le chef de projet doit se référer aux détails de la migration dans la liste de contrôle.

Confirmez que tous les bogues sont résolus

Avant la mise en service, l’équipe du projet doit résoudre d’une manière ou d’une autre tous les bugs trouvés lors de la phase finale de l’implémentation.

L’équipe n’aura probablement pas corrigé tous les bogues avant la publication, mais l’équipe doit examiner chacun d’eux pour en déterminer la criticité et créer un plan pour résoudre chacun d’entre eux. Par exemple, l’équipe peut corriger des bogues critiques avant la publication, mais attendre pour résoudre les problèmes mineurs jusqu’à la prochaine phase de mise en œuvre.

Mettre un plan de formation en action

L’équipe de projet peut fournir une formation avant que le système ERP ne soit opérationnel. Cependant, la liste de contrôle doit inclure un rappel pour que le personnel confirme qu’il a préparé la formation prévue, désigné des instructeurs pour diriger les sessions de formation nécessaires et informé les employés qui devront assister à la formation.

Assurez-vous que vos communications de projet sont prêtes

Une équipe de projet envoie généralement une communication formelle sur la mise en œuvre de l’ERP peu de temps avant et après la mise en service. Cette communication doit être prête avant le lancement.

La communication sur le projet peut inclure une note sur l’intranet de l’entreprise, un e-mail aux employés et des appels téléphoniques à des tiers qui utiliseront le nouveau système ERP, tels que des fournisseurs externes.

Confirmer que l’équipe a configuré l’environnement de production

Parfois, l’équipe de projet effectue une implémentation ERP dans un environnement sandbox et la réplique dans un environnement de production après la mise en service. Dans ce cas, le chef de projet doit confirmer que l’équipe a effectué toutes les étapes pour ce faire, y compris la configuration de tous les formulaires et rapports personnalisés, la configuration de la base de données et la connexion des interfaces nécessaires.

Le responsable peut également vouloir vérifier le système de production pour toutes les données de test avant qu’il ne soit mis en ligne.

Vérifier la disponibilité des ressources

Le chef de projet doit confirmer que les ressources clés telles que les membres de l’équipe de mise en œuvre, le fournisseur du logiciel ERP et tous les partenaires de mise en œuvre seront disponibles pour prendre en charge le nouveau système ERP après sa mise en service.

Les employés auront probablement des questions lorsqu’ils commenceront à utiliser le nouveau système et pourraient rencontrer des problèmes. Ces ressources devront donc être disponibles pour résoudre immédiatement tout problème potentiel.

Remplissez une liste de tests de santé mentale de base

Le chef de projet peut demander à l’équipe d’exécuter une liste de tests d’intégrité de base pour confirmer que le système ERP fonctionne comme prévu. Les tests à effectuer peuvent inclure l’exécution de certaines requêtes, la création d’une entrée de test pour confirmer que les listes de sélection fonctionnent, et les utilisateurs peuvent enregistrer des données et demander à certains employés de se connecter pour confirmer qu’ils peuvent accéder au système.

Bien sûr, l’équipe aurait déjà dû effectuer des tests plus approfondis. Ces tests sont juste pour confirmer que les bases fonctionnent.

Revoir le calendrier du projet

Si l’équipe de projet utilise une application de gestion de projet pour la mise en œuvre, le chef de projet peut ajouter un rappel à la liste de contrôle pour que l’équipe examine la liste de tâches de l’application et confirme qu’elle est fermée ou que des exceptions sont connues.

Limiter l’accès à l’ancien système ERP

L’équipe de projet doit s’assurer que les employés ne sont pas en mesure d’ajouter de nouvelles données à l’ancien système ERP après un certain point. L’équipe peut le faire avant la migration finale des données ou juste avant le lancement.

Cette tâche implique souvent de modifier le rôle que les employés utilisent pour accéder à l’ancien système, car certains employés peuvent encore avoir un accès en lecture seule pendant un certain temps après la mise en service.

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