Réalisez des économies importantes dans les renégociations de licences logicielles

La renégociation et la consolidation des contrats logiciels peuvent sembler être une activité administrative de faible valeur, mais il peut y avoir des millions de dollars d’économies annuelles avec un impact minimal sur les utilisateurs finaux. Suivez ces trois conseils lors des renégociations de licences logicielles.

Image : Golden Sikorka/Adobe Stock

Alors que l’économie mondiale oscille entre stagnation et récession, de nombreuses entreprises accordent une attention renouvelée à la gestion des coûts. Les leaders technologiques, qui disposent d’importants portefeuilles d’actifs et de dépenses d’exploitation, ont probablement été choisis pour explorer les opportunités d’économies.

L’octroi de licences logicielles est un domaine que les responsables technologiques avertis devraient prendre en compte pour réaliser des économies importantes qui minimisent l’impact sur les utilisateurs. Le logiciel est un élément de coût important de la plupart des magasins informatiques. Avec l’essor des abonnements et des services basés sur le cloud, il est plus facile que jamais pour les départements et même les particuliers d’acheter leurs propres licences pour divers outils.

Une combinaison de trois approches peut aider à transformer l’équivalent technologique des «changements perdus» en économies importantes, peut-être des millions.

Consolider les licences logicielles

La première approche consiste à consolider plusieurs contrats de licence pour les mêmes outils logiciels afin d’obtenir les tarifs préférentiels de votre fournisseur. Vous constaterez probablement qu’une demi-douzaine de personnes dans un service donné ont un abonnement récurrent au même outil, et la consolidation de toutes ces petites transactions peut vous permettre d’obtenir une remise sur volume continue.

La plupart des fournisseurs de logiciels cloud réduisent les coûts de licence par utilisateur à mesure que le nombre d’utilisateurs augmente ou sont ouverts à la négociation de prix de volume lorsque vous contrôlez l’utilisation globale de votre organisation dans son ensemble par rapport à des groupes d’utilisateurs individuels. Les tarifs d’entreprise ne sont généralement pas publiés directement et nécessiteront quelques négociations, mais les économies peuvent être importantes, de l’ordre de 10 à 50 % des licences individuelles.

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Il existe deux façons relativement simples de déterminer qui utilise une application spécifique. Le premier est une variante d’une enquête auprès des utilisateurs finaux, qui nécessitera souvent une conception, un suivi et un appel à la collaboration minutieux pour aider l’entreprise à économiser de l’argent.

La deuxième option est une solution technique. Si vous identifiez une application utilisée dans plusieurs poches de l’organisation, vous pouvez identifier ses modèles de communication et cartographier les appareils des utilisateurs finaux qui accèdent à ces services. Idéalement, vous utiliserez ces deux approches ensemble, principalement pour éviter toute notion erronée selon laquelle le service informatique espionne l’utilisation des applications pour la réduire.

Standardiser les outils logiciels

Le deuxième grand domaine potentiel d’économies est la consolidation dans un ensemble d’outils standardisés. Par exemple, si vous disposez de plusieurs outils de gestion de projet, vous perdrez le bénéfice des connaissances et de la formation collectives et vous manquerez l’opportunité de consolider les licences.

Cet exercice doit être abordé avec délicatesse, car certains outils peuvent avoir été sélectionnés après une analyse minutieuse ou la perception qu’ils offrent des caractéristiques et des fonctions essentielles pour cette entreprise. Abordez le processus en gardant cela à l’esprit et partagez le fait que vous cherchez à créer de la valeur pour les utilisateurs et l’entreprise dans son ensemble plutôt que d’empêcher les individus d’accéder à leur outil préféré.

Vous pouvez également inscrire vos fournisseurs dans ce processus. Demandez-leur de partager des outils et des parcours de migration, des supports de formation et de marketing qui montrent les avantages de l’outil que vous normalisez.

Désactiver les licences logicielles inutilisées

La désactivation des licences inutilisées est peut-être la source la plus évidente d’économies de licences logicielles. Bien qu’il s’agisse d’une activité apparemment simple, il vaut la peine non seulement de rechercher les licences inutilisées, mais également d’affiner votre processus de gestion des licences pour éviter d’avoir à effectuer périodiquement un audit discret des licences.

Comme pour la standardisation des outils, utilisez une communication fréquente et transparente pour éviter l’impression que le service informatique essaie de supprimer les outils. Partager les économies potentielles et la manière dont elles seront utilisées au profit de l’entreprise, proposer des alternatives, y compris des outils à faible coût, des licences à durée limitée ou flottantes, et présenter l’effort comme une bonne citoyenneté d’entreprise plutôt qu’une action punitive, vous aidera à identifier et à désactiver licences.

Vous pouvez également constater que les fournisseurs sont disposés à offrir des économies de coûts ou des approches de licence alternatives plutôt que de perdre des utilisateurs, alors soyez ouvert aux propositions et suggestions de vos fournisseurs.

Si vous n’avez pas recherché d’économies sur les licences logicielles depuis un certain temps, le premier effort prendra du temps et de la concentration. La réalisation périodique de mini-audits et l’adoption d’une approche de portefeuille pour vos licences logicielles peuvent maintenir et potentiellement augmenter vos économies de licences et rendre les efforts futurs moins complexes et chronophages.

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