Les 3 vérités sur le logiciel d’audit AP

Rockford Associates discute du logiciel d’audit et explique pourquoi le logiciel de récupération n’est pas une solution complète pour les équipes comptables

Au cours de nos 20 années de prestation de près de 1 000 audits de récupération, nous avons collecté et analysé de grandes quantités de transactions AP et de données sur les dépenses de clients qui utilisent et n’utilisent pas de logiciel d’audit médico-légal.

Les entreprises qui ont investi dans un logiciel d’audit judiciaire ont tendance à acheter en pensant qu’elles trouveront tous les trop-payés et faciliteront le travail de l’équipe des comptes fournisseurs. La vérité est que le logiciel de récupération n’est pas une solution complète.

Dans cet article, je vais vous montrer les 3 principales raisons pour lesquelles cela est vrai.

1. Pas de réelle différence entre les organisations qui utilisent et n’utilisent pas de logiciel

De nombreux clients utilisent un logiciel d’audit médico-légal dans le cadre de leurs processus de comptabilité fournisseurs, convaincus que cela éliminera les trop-perçus.

Les données de nos rapports sur les constatations et les recommandations comparant les organisations qui utilisent et n’utilisent pas de logiciels confirment que ce n’est tout simplement pas vrai. Comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessous, il n’y a aucune différence.
Pas de réelle différence entre les organisations qui utilisent et n'utilisent pas de logiciel

2. Pas une solution rentable

Lorsque vous cherchez à récupérer de l’argent, il n’y a que trois options.

1. Faites-le vous-même.
2. Faites-le avec l’aide d’un logiciel d’audit médico-légal.
3. Engagez un tiers indépendant pour le faire pour vous.

La plupart des organisations disposent des compétences de leur personnel AP et leur logiciel de comptabilité de base existant dispose en fait de capacités de vérification des doublons. Alors pourquoi ne le font-ils pas eux-mêmes ? Temps. Il faut beaucoup de temps pour effectuer ces vérifications et les équipes AP sont déjà débordées. Donc, invariablement, cela est dépriorisé.

Certaines entreprises investissent dans l’utilisation de logiciels d’audit judiciaire, mais cette solution n’est pas bon marché. Tout d’abord, vous engagez les coûts tangibles, vos dépenses logicielles initiales et le « verrouillage » des frais de licence annuels en cours. Ces coûts à eux seuls peuvent être considérables. Deuxièmement, il y a le coût invisible du temps qui est souvent négligé. Temps pour les installations, la formation du personnel, la maintenance des logiciels, l’utilisation quotidienne pour l’identification des problèmes, la validation des erreurs et le recouvrement ultérieur des trop-payés. Cela consomme une quantité importante de temps de production.

La troisième option consiste à faire appel à une entreprise spécialisée pour assumer ces risques en argent et en temps. Ils ont déjà leur propre logiciel et leurs auditeurs judiciaires sont formés, expérimentés et motivés pour identifier, vérifier et récupérer ces trop-perçus, ils sont donc plus susceptibles de trouver de l’argent.

Mais ils facturent une commission, n’est-ce pas ? Oui, ils le font. Cependant, soit ils trouvent de l’argent que vous n’auriez jamais trouvé, soit ils n’ont pas les ressources internes pour le trouver car le « personnel flexible à la demande » n’est généralement pas disponible dans un environnement de comptes fournisseurs déjà surchargé. C’est de l’argent que vous n’aurez peut-être jamais récupéré. Remise en argent sur le résultat net.
Pas une solution économique

3. Pas un service de vérification complet

C’est peut-être le “secret le mieux gardé” de l’industrie que, que vous utilisiez ou non un logiciel d’audit judiciaire, il ne niera jamais la nécessité d’un audit indépendant et impartial de recouvrement des comptes fournisseurs, car il ne couvre pas tous les trop-payés possibles.

Comme vous pouvez le voir dans le tableau ci-dessous, même si un logiciel d’audit judiciaire prend en charge une stratégie préventive de trop-payé, il ne capturera jamais vraiment tous les trop-payés possibles.
Pas un service de vérification completConclusion

Je ne dis pas que l’utilisation d’un logiciel d’audit médico-légal est une mauvaise idée pour trouver des trop-payés. En fait, nous utilisons notre logiciel d’exploration de données sur mesure (Pathfinder) dans tous nos audits. Ce que je dis, c’est qu’il vaut toujours la peine d’explorer le coût réel de l’utilisation d’un logiciel d’audit judiciaire avant et après l’engagement. Tenez compte des dépenses initiales, des investissements en cours, de la perte de temps productif des employés et tenez toujours compte du temps nécessaire pour suivre les actions du rapport. Cela nécessite que le logiciel et le processus impliqués doivent récupérer une somme d’argent considérable pour se payer, sans parler de produire un retour.

Les entreprises peuvent le faire en interne en utilisant leur propre logiciel de comptabilité, mais elles ont encore besoin de temps et de ressources pour déclencher les rapports, qui n’incluront pas non plus les erreurs inconnues et inattendues. La solution intelligente a tendance à impliquer une entreprise spécialisée comme Rockford, motivée à trouver de l’argent qui n’a probablement pas été trouvé. Au cours de nos 20 années de prestation d’audits AP indépendants, nous avons toujours fourni des retours en espèces. De plus, nous offrons une assurance positive et une tranquillité d’esprit quant au bon fonctionnement de vos systèmes et processus AP.

Si l’embauche d’un spécialiste indépendant de l’audit AP est quelque chose que vous souhaitez envisager, contactez-nous, car nous serions ravis de vous aider.

En savoir plus

Pour en savoir plus et savoir comment vous bénéficieriez d’un audit effectué par Rockford Associates, ou si vous souhaitez voir plus d’études de cas sur la façon dont nous aidons d’autres organisations, veuillez consulter nos coordonnées ci-dessous.

Contact

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Palais de justice d’Aston

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Haute-Wycombe

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Téléphone : 07732294810

Courriel : raydorney@rockfordassociates.co.uk

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