Que faire si vous souhaitez utiliser votre équipement method personnel au travail

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Nous sommes tous passés par là ou du moins connaissons quelqu’un qui l’a été : vous décrochez ce travail convoité pour vous voir confier des outils technologiques décevants – et peut-être même obsolètes – qui pâlissent par rapport à vos propres appareils personnels. Et maintenant?

La pandémie de coronavirus a encore compliqué les choses. De nombreux travailleurs opèrent désormais dans des environnements de bureau hybrides où ils passent quelques jours à travailler à distance, tandis que d’autres sont devenus complètement distants. La tentation est donc pour les employés de se fier uniquement à leurs appareils personnels sans doute meilleurs ou, dans certains cas, de répartir le travail entre les appareils.

Forcer les travailleurs à retourner au bureau est une approche vouée à l’échec.

Mais est-ce une bonne idée ? Existe-t-il des stratégies que les travailleurs peuvent utiliser pour tirer parti de la meilleure technologie de leurs employeurs ? Et que doivent garder à l’esprit les employés et les employeurs lorsqu’ils déterminent les outils qu’ils utilisent ?

Nous avons discuté avec quatre experts métier pour comprendre non seulement ce que les employés devraient penser dans cette situation, mais aussi les ramifications juridiques.

Dites-nous ce qui se passe sur votre lieu de travail.

Q : Est-ce une bonne idée pour les travailleurs d’utiliser un meilleur appareil personnel que celui qu’ils ont à la maison, ou peuvent-ils faire pression pour une meilleure technologie au travail ?

La réponse est un peu complexe car elle dépend de la situation particulière de l’employé et de l’employeur. Mais en général, les experts en affaires disent que les employeurs devraient profiter de cette période de changement pour investir dans les meilleurs outils pour leurs employés. Pendant ce temps, les travailleurs peuvent monter un dossier pour convaincre leurs employeurs d’investir dans une meilleure technologie ou, alternativement, d’utiliser leurs propres appareils supérieurs. Dans certains cas, les travailleurs peuvent avoir légalement droit à un remboursement pour certaines technologies pour faire leur travail auprès de leur employeur.

La solution la plus simple au problème consiste pour un employeur à choisir d’investir dans une meilleure technologie pour ses employés. Prithwiraj Choudhury, professeur agrégé à la Harvard Business School spécialisé dans l’avenir du travail, a déclaré que cela était bénéfique à la fois pour l’employeur et l’employé. Une meilleure technologie signifie souvent que l’employeur aura la possibilité d’activer les fonctionnalités logicielles et de sécurité des données les plus récentes et les plus performantes, protégeant ainsi les données confidentielles de l’entreprise. Dans le même temps, les outils peuvent réduire les frictions potentielles avec le travail et augmenter la productivité, ce qui profite à la fois à l’employeur et à l’employé.

“Je vois cela comme une raison pour laquelle l’entreprise devrait prendre en charge la meilleure technologie à la maison”, a déclaré Choudhury, ou partout où les employés travaillent. “Il est toujours dans l’intérêt de l’entreprise d’adopter la meilleure technologie pour les travailleurs.”

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Choudhury a déclaré que les entreprises employant des travailleurs entièrement distants ou hybrides économisent probablement certains coûts immobiliers. Certains ont supprimé leurs espaces de bureau, tandis que d’autres pourront s’agrandir sans avoir à ajouter plus de pieds carrés car tous les employés n’entrent pas en même temps. Où une partie de ces économies devrait-elle aller? Pour la technologie dont les employés ont besoin, a-t-il déclaré.

Les travailleurs peuvent présenter ce cas à leurs supérieurs ou, s’ils sont mal à l’aise, à des collègues qui peuvent le présenter en groupe aux supérieurs. Mais pour certains employés, la commande peut ne pas être aussi simple. Certaines entreprises ont combattu la pandémie et ont eu recours à des investissements très stratégiques en matière de dépenses des entreprises.

Cristina Gibson, professeur de gestion à la Pepperdine Graziadio Business School, a déclaré qu’une façon pour les travailleurs de justifier leur amélioration de la technologie fournie par l’entreprise ou le remboursement de leurs propres produits personnels est de documenter leur travail. Quand les travailleurs utilisent-ils les outils fournis par l’entreprise et quand doivent-ils se tourner vers leurs propres appareils personnels ou abonnements à des services pour faire le travail ?

En supposant qu’ils ne violent aucune politique de sécurité de l’entreprise, les travailleurs doivent utiliser la meilleure technologie pour le travail à accomplir, qu’il s’agisse de l’entreprise ou non, a déclaré Gibson. Ensuite, lorsqu’un projet est terminé et livré, ils peuvent utiliser votre documentation comme munitions pour expliquer pourquoi ils ont besoin d’une meilleure technologie ou devraient obtenir un remboursement.

“Cela signale une lacune dans ce que l’entreprise fournit”, a-t-elle déclaré. Si “elle n’est pas renvoyée à l’entreprise”, les travailleurs “pourraient ne jamais recevoir la technologie prise en charge par l’entreprise”.

Whit Andrews, analyste de la société d’études de marché Gartner, a déclaré que les employés feraient bien de souligner les trois types de travailleurs : ceux qui utilisent des outils fournis par l’entreprise, les travailleurs qui utilisent une technologie approuvée par l’entreprise qu’ils possèdent personnellement et les travailleurs qui utilisent des outils fournis par l’entreprise. compagnie. n’en sais rien.

Les travailleurs les plus productifs ne font pas toujours partie de la première catégorie. Au lieu de cela, les travailleurs des deuxième et troisième catégories sont plus susceptibles de dire qu’ils se sentent productifs, a déclaré Andrews. “Vous voulez dire, de ces trois types de travailleurs, lequel voulez-vous vraiment que je sois?” il ajouta.

Il s’avère que 55 % des employés utilisent leurs appareils personnels pour au moins une partie de leur travail, selon les données de Gartner, et 25 % des employés utilisent leurs appareils personnels pour au moins la moitié de leur travail. Ainsi, les employés prennent eux-mêmes la décision d’utiliser la meilleure technologie, qui est souvent la leur.

Mais venons-en au fait : l’utilisation de votre propre appareil peut avoir des répercussions sur la sécurité. Les employés doivent s’assurer que l’utilisation de leurs propres appareils ou signatures numériques n’enfreint pas les politiques de sécurité ou de données de l’entreprise, ce qui pourrait entraîner des licenciements.

Ils doivent également réfléchir aux logiciels qu’ils pourraient avoir besoin d’installer sur leurs appareils personnels s’ils décident de les utiliser. Dans certains cas, cela peut inclure un logiciel de surveillance qui pourrait mettre vos données personnelles en danger. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans une histoire que mon collègue Drew Harwell et moi avons écrite sur le sujet.

Plus important encore, les travailleurs pourraient avoir légalement droit au remboursement des outils technologiques pour leur travail. Certains États, dont la Californie, New York et l’Illinois, ont des lois du travail qui obligent les employeurs à couvrir le coût des fournitures dont les travailleurs ont besoin pour faire leur travail, a déclaré Michael Brewer, président de l’emploi et de la rémunération au sein du cabinet d’avocats Baker McKenzie. Les spécificités de chaque loi varient d’un État à l’autre.

Voici ce qu’il faut considérer avant de partir à distance pour le travail

En Californie, la loi est large et couvre toutes les dépenses nécessaires qu’un employé fait au profit de son employeur, a déclaré Brewer. Par conséquent, si un travail est passé du bureau à la maison, l’employé peut avoir un cas pour que ses frais de service Internet ou téléphonique soient couverts. Il en va de même si une entreprise passe à une politique hybride où les employés sont censés travailler à distance en quelques jours. Quel que soit le siège social de l’employeur, si les employés travaillent en Californie, ils ont droit à la prise en charge ou au remboursement de leurs dépenses.

Les travailleurs qui ne savent pas que leurs employeurs sont tenus par la loi de couvrir certaines dépenses peuvent recourir au remboursement de dépenses qui remontent à des mois, voire des années, a déclaré Brewer. Selon la manière dont une affaire est déposée, un employé californien peut récupérer ses dépenses jusqu’à quatre ans en arrière.

Les employés doivent d’abord porter cette question à l’attention de leur employeur. Si le problème ne peut être résolu en interne, les employés peuvent déposer des plaintes auprès de leur commissaire du travail ou intenter des poursuites contre leurs employeurs, a déclaré Brewer.

En attendant, pour éviter cette confusion, les employeurs devraient se familiariser avec les lois en vertu desquelles leurs employés travaillent, a déclaré Brewer, qui représente généralement les employeurs. “Assurez-vous d’en avoir assez pour un remboursement correct des dépenses”, a-t-il déclaré. “De plus, je suis fan de la bourse mensuelle.”

En résumé : En tant que travailleur, vous disposez d’options pour améliorer la technologie que vous utilisez au travail. Mais c’est à vous de déterminer le meilleur plan d’action pour effectuer le changement.

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