Transformez la technologie à votre avantage dans le nouveau lieu de travail hybride

Lorsque la pandémie a mélangé nos vies professionnelles et personnelles, obligeant nombre d’entre nous à travailler à domicile, nous avons appris une leçon précieuse sur la technologie. Cela peut être un outil incroyablement utile pour communiquer avec des collègues. Mais lorsqu’il est utilisé avec négligence, il peut nuire à notre productivité et à nos relations.

Maintenant, alors que certains cols blancs se préparent à retourner au bureau, de nombreuses entreprises envisagent un modèle dit hybride, dans lequel les travailleurs partagent leurs heures entre le bureau et la maison. Et c’est là un nouveau défi technologique.

Au lieu d’un environnement de travail, beaucoup d’entre nous en auront deux. Nous passerons constamment de l’un à l’autre, collaborant avec certains collègues au bureau tandis que d’autres sont à la maison. Il peut sembler chaotique de déterminer quels outils utiliser – du courrier électronique aux appels vidéo – pour travailler ensemble dans chaque situation.

“Ce que je vois dans la littérature est de plus en plus une preuve de l’importance d’être intentionnel et délibéré sur la façon dont nous utilisons la technologie”, a déclaré Emiliana Simon-Thomas, une neuroscientifique qui enseigne des cours sur la science du bonheur. au travail pour l’Université de Californie, Berkeley. “Qu’est-ce que ça fait de soutenir ce que je veux vraiment faire au lieu de me tirer dans 15 directions différentes?”

J’ai consulté des experts en bien-être au travail pour obtenir des conseils sur la gestion de cette nouvelle configuration hybride. Utiliser la technologie (ou s’en déconnecter) pour fixer des limites sera essentiel à nos nouveaux modes de vie à la maison et au bureau, ont-ils déclaré.

Malgré la popularité des applications de travail à distance comme Zoom et Slack pendant la pandémie, des études ont montré que les outils de communication les plus efficaces sont toujours les moins technophiles. Cela signifie qu’au bureau, nous sommes susceptibles de prospérer avec plus d’interactions en face à face, et qu’à la maison, le téléphone est généralement meilleur.

Voici un guide sur la façon dont cela peut se produire.

Pendant la pandémie, le nombre d’appels téléphoniques a doublé, selon les données fournies par les opérateurs téléphoniques. Le téléphone s’est avéré être une méthode supérieure pour se sentir plus proche des gens et profiter davantage des conversations, selon une étude publiée l’année dernière dans le Journal of Experimental Psychology.

Une autre étude a révélé que l’utilisation des appels vidéo ayant explosé au cours de la dernière année, la “fatigue du zoom” est devenue une véritable préoccupation. Maintenir un contact visuel étroit et se voir en temps réel pendant un chat vidéo peut être épuisant, selon les chercheurs de Stanford. De plus, être assis de manière rigide devant une webcam limite notre mobilité.

Alors, comment appliquer ces leçons à un environnement hybride ?

Lorsque nous travaillons avec des collègues au bureau, nous pouvons résister à la tentation de discuter par e-mail ou Slack. Pour tirer le meilleur parti de votre proximité, envisagez une conversation en face à face ou, si vous travaillez à des étages différents, un appel téléphonique.

Lorsque vous travaillez avec des collègues dans un environnement distant, un SMS ou un e-mail est probablement bon pour des conversations rapides, comme organiser une réunion. Mais pour des discussions plus sérieuses, un appel téléphonique ou vidéo est probablement préférable.

Les appels vidéo peuvent être fastidieux, ils doivent donc être utilisés avec parcimonie et surtout lorsqu’il y a un objectif clair pour la vidéo, a déclaré Simon-Thomas. Cela pourrait être une réunion avec des visuels dans une présentation. Ou une première présentation à un collègue, quand il est agréable de voir un visage.

Que ce soit au bureau ou à la maison, si vous écrivez à vos collègues, soyez prévenant, a ajouté le Dr. Simon-Thomas. Évitez les notes laconiques et ajoutez des nuances et du contexte à votre message. Dans la mesure du possible, faites preuve de curiosité lorsque vous discutez de solutions à des problèmes pour éviter de passer pour un critique sévère.

“Nous n’avons pas l’intonation, l’expression faciale et les repères posturaux sur lesquels nous comptons normalement”, a-t-elle déclaré. “La réponse la plus banale peut signifier un univers de choses pour une personne qui la reçoit.”

Quelle que soit notre position dans une organisation, notre temps est précieux. Lorsque notre travail est interrompu par une distraction numérique comme un message, il faut en moyenne 23 minutes pour revenir à la tâche initiale, selon une étude. Ainsi, dans une situation de travail hybride, le respect des limites sera crucial, a déclaré Tiffany Shlain, réalisatrice de documentaires qui a écrit “24/6”, un livre sur l’importance de se déconnecter de la technologie.

Il existe des outils puissants comme la planification des e-mails et la définition d’un message d’état que vous pouvez utiliser pour faire savoir aux autres que vous êtes occupé et définir des limites.

Disons que vous travaillez de 9h à 17h et qu’à 19h vous avez une idée à partager avec un collègue, alors vous l’écrivez dans un email. Si vous déclenchez l’e-mail, deux choses se produisent. Tout d’abord, vous avez supprimé vos propres limites en faisant savoir aux autres que vous travaillez pendant l’heure du dîner. Deuxièmement, vous avez potentiellement interrompu un collègue pendant son temps d’arrêt.

Les e-mails programmés sont une solution pratique. Gmail, le service de messagerie le plus populaire, a une flèche à côté du bouton Envoyer pour vous permettre de programmer un e-mail pour une date et une heure spécifiques ; L’application Outlook de Microsoft dispose d’un outil similaire. Programmer l’envoi de la note de service à 9 heures demain rendrait probablement tout le monde plus heureux.

D’autre part, lorsque vous êtes occupé ou que vous manquez de temps, il existe des méthodes pour empêcher les autres de vous déranger.

Dans Slack, vous pouvez définir votre statut sur « Absent » et rédiger une description telle que « À la date limite ». Pour les e-mails, le standard d’absence du bureau peut être activé pour informer les autres que vous êtes en réunion.

La plupart des smartphones disposent également d’une option “ne pas déranger” pour désactiver toutes les notifications. Dans la prochaine version d’iOS d’Apple, dont la sortie est prévue cet automne, les propriétaires d’iPhone pourront définir un message d’état dans iMessage pour montrer aux autres quand ils sont occupés. Il comprendra également des outils permettant aux notifications de n’apparaître que pour des groupes spécifiques de personnes, comme la famille.

Il existe également des méthodes qui ne dépendent pas des outils. Mme. Shlain publie un message sur les réseaux sociaux pour informer les gens qu’elle se déconnecte pour le week-end afin qu’ils puissent s’attendre à avoir de ses nouvelles plus tard.

“C’est formidable de communiquer, mais aussi de faire savoir aux gens qu’ils peuvent le faire aussi”, a-t-elle déclaré.

Les jours où vous travaillez à domicile sans séparation physique entre votre travail et votre vie personnelle, vous devrez faire un effort plus délibéré pour signer. Parfois, la meilleure façon de fixer une limite est de ne pas avoir de technologie du tout.

Une méthode pour désactiver le mode travail à domicile consiste à créer une distance physique, a déclaré Adam Alter, professeur de marketing à la Stern School of Business de l’Université de New York et auteur de “Irresistible: The Rise of Addictive Technology and the Business of Keeping Us”. “Accroché.” Par exemple, vous pouvez régler une alarme pour qu’elle se déclenche dans une chambre à 17 heures, vous obligeant à quitter le bureau pour pointer à la fois physiquement et mentalement.

Mme. Shlain adopte une approche plus extrême. Depuis 11 ans, elle pratique une version technologique du Shabbat, le jour de repos juif. Tous les vendredis soirs, elle et sa famille éteignent leurs appareils et, pendant 24 heures, font toutes les choses qui les dynamisent, comme passer du temps avec des amis, peindre et emmener le chien faire une longue promenade.

“Pendant une journée, on ne s’attend pas à ce que je réponde”, a-t-elle déclaré. “Vous effacez le bruit et l’espace pour penser à une image plus grande de votre vie.”

Ainsi, lorsqu’elle se sent rafraîchie le dimanche, elle écrit des e-mails à ses collègues et programme leur envoi le lundi matin.

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